ДОКУМЕНТЫ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ ПРОВЕРКУ ФОНДА - ЦБС Итум-калинского района

Главное меню:

ДОКУМЕНТЫ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ ПРОВЕРКУ ФОНДА

Документы

ДОКУМЕНТЫ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ ПРОВЕРКУФОНДА

Сохранность библиотечного фонда обеспечивается необходимым режимом сохрапения, охраной и постоянным контролем за его состоянием.

Одним из условий сохранности библиотечного фонда является периодическая ею проверка, которая должна рассматриваться как составная часть нормальной постановки библиотечных технологических процессов.

Проверка фонда (далее — ПФ)'— это периодический переучет документов с целью подтверждения их наличия, а также установления их соответствия учетным документам.

Особой подготовки и внимания требуют финансовые проверки тех библиотечных фондов, стоимость которых отражена в бухгалтерских документах.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» (1996 г.) определяет условия, при которых проводится обязательная проверка основных средств (фондов), к которым относятся библиотечные фонды:

•при смене материально ответственного лица;

•при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов;

•в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

•при передаче фонда библиотеки или ее части в аренду;

•при реорганизации или ликвидации библиотеки. .

Кроме того, регулярно раз в несколько лет проводятся плановые проверки фондов. На сроки и периодичность их проведения тоже существуют нормативы, оговоренные в «Инструкции об учете библиотечного фонда».

Проверке подлежат все виды документов (включая аудиовизуальные документы (АВД), электронные и листовые издания), которым присвоен инвентарный номер.

Кроме того, во время проверки анализируется правильность ведения учетной документации, устраняются ошибки, допущенные в период между проверками.

Проверка библиотечных фондов осуществляется в соответствии с письмом Министерства финансов РФ «Об инвентаризации библиотечных фондов» (1998 г.); периодичность проверок зависит от статуса библиотеки, объема, назначения и структуры фонда. Для библиотек с фондом до 100 тысяч учетных единиц периодичность проверки — оди/t раз в пять лет. Проверка фонда или его части при смене руководителя библиотеки приравнивается к очередному сроку, т.е. следующие пять лет отсчитываются от даты этой проверки.

Важно: Данные документы, определяющие причины ч сроки инвентаризации библиотечных фондов, зафиксированы в «Инструкции об учете библиотечипгн фонда» от 2 декабря 1998 г. №590 (Приложение I). Согласно прикачу Министерства образования РФ «Об учете библиотечного фонда библиотек (ii'i/nito«(imcjii>iihi\ учреждении» от 24 августа 2000 г №2488 обратва-телшк учреждение руководствуется в своей деятельности данной инструкцией.

ЦЕЛИПРОВЕРКИ

Проверка библиотечных фондов проводи1ся с целью:

• определения нплпчпя 'tapciнсфированпых и учетов документации
и шанпй;

• установления соответствия (фактического фонда учетным докумен-

'lilM.

Проверка библиотечного фонда дает также возможность:

• выявить ошибки в учете, обработке и храпении изданий, а также
лип.и\ допустивших;

• увидеть постановку учета выданных изданий;

• выявить читательскую задолженность;

• выявить и отмстить редкие, ценные, краеведческие и другие изда
ния, требующие особою внимания библиотекаря;

• отследить интенсивность использования книг (это служит основой
для внесения корректив в комплектование и улучшение пропаганды не
заслуженно забытых книг).

ВИДЫПРОВЕРКИФОНДА

Виды проверки фонда можно разделить на плановые, экстренные (внеочередные) и рабочие (текущие).

Плановая проверка проводится периодически, по нормативам для данною вида библиотек.

Экстренные проверки проводятся в случае смены материально ответственного липа (прием — сдача), при экстраординарных случаях перемещения фошш (переезд, ремонт), после стихийных бедствий, способных повлечь за собой утрату части фонда, при выявлении фактов хищения и порчи документов, злоупотреблений.

Рабочие (так называемые текущие) проверки периодически проводятся для поддержания фонда в рабочем состоянии (устранение ошибок в расстановке; исправление расстановочного шифра; выявление задолженности; выявление изданий, подлежащих списанию по разным причинам). Такие проверки включаются в план работы библиотеки. Для их проведения, как правило, комиссия не создается.

- ОРГАНИЗАЦИЯПРОВЕРКИФОНДА

Плановую проверку необходимо тщательно готовить за 2-3 месяца до ее проведения. 13 чем это выражается?

1.Проверяем выборочно акты на списание, оформленные между про
верками (все ли книги вычеркнуты из инвентарных книг); если при слу
чайной выборке обнаружены пропуски — проверяем весь акт;

2.Ликвидируем задолженность среди пользователей (проверяем чи
тательские формуляры и работаем с должниками; возвращаем библио
течки из кабинетов, если такое практикуется в школе; не забываем про
книги, выданные но книгообмену между школами);

3.Работаем с «Тетрадью учета книг, принятых от читателей взамен
утерянных»: проверяем, все ли оформлено, как полагается, составляем
соответствующие акты;

4.Просматриваем фонд на предмет правильности расстановки и спи
сания ветхих, устаревших книг (не забыть про книги, отложенные для
ремонта!). Если фонд очень большой, а списание почему-либо давно не
проводилось, возможно, есть смысл запланировать отбор литературы на
списание в процессе проверки фонда. Это сократит время работы, но
заметно усложнит сам процесс проверки фонда и увеличит риск возмож
ных ошибок.

Важно: Документы, в которых ведется учет библиотечных фондов, являются финансовыми документами строгой отчетности, они должны храниться в закрывающихся шкафах, доступ к которым ограничен.

Для проведения плановых проверок составляется план проверок (или график) на текущий год с указанием вида проверки: сплошной — всего фонда библиотеки, частичной, выборочной.

Основанием для проведения проверки является приказ (см. Приложение 2). Приказом назначается проверочная комиссия (3—5 человек) во главе с председателем, который несет всю ответственность за ход, организацию и итоги проверки. В состав комиссии обязательно входит ответственный за проверяемый фонд сотрудник (а при передаче библиотеки - и принимающий библиотеку), а также представитель бухгалтерии. Создание комиссии необходимо для того, чтобы работа по проверке была юридически организована и оформлена.

В приказе также указываются причина проверки, сроки проведения; кроме того, может быть указан способ проверки и режим работы библиотеки на данный период.

Любые изменения в составе комиссии оформляются приказом.

Членов комиссии необходимо познакомить с их задачами:

- разработка календарного плана ПФ;

определение метода проверки; подсчет необходимых трудозатрат для определения сроков ПФ;

— непосредственное проведение проверки;

- подведение и оформление итогов ПФ.

В проверке принимают участие все работники библиотеки, могут привлекаться и временные сотрудники с оплатой по трудовому договору.

Вся работа по проверке библиотечного фонда осуществляется в несколько этапов: подготовительный, непосредственная работа по проверке фонда, подведение итогов и оформление результатов проверки.

Подготовительныйэтап

Подготовительные мероприятия включают: ~- разработку календарного плана работы;

—подсчет необходимых трудозатрат на все виды операций (рассчиты
ваются с использованием «Межотраслевых норм времени на работы,
выполняемые в библиотеках», 1997);

—определение сроков проведения проверки (зависят от числа участ
ников и методов проверки, форм учета, структуры фонда, организации и
условий груда, а также режима работы библиотеки на период провер
ки.)

Необходимо учесть, что ПФ проводится во время, которое менее ущербно для пользователей (обязательно вывешивается объявление с указанием сроков). Па время проверки библиотека закрывается, но книги от читателей принимаются.

I? подготовительный период главное внимание члены комиссии уделяют проверке правильности оформления учетных документов:

- инвентарных книг;

—книг суммарного учета;

—сопроводительных документов о приеме книг;

—актов на списание между проверками;

—актов предыдущих проверок со списками недостающих документов.

Таким .образом, на этом этапе должны быть выявлены, и исправлены осе ошибки в ведении учетных документов, в том числе должно быть выполнено оформление выбытия (отметки в инвентарных книгах) всех изданий, которые были предназначены к списанию по результатам предыдущих Проверок. Только после этого комиссия приступает к непосредственной проверке фонда.

Подготовительный период заканчивается инструктированием членами комиссии участников проверки и определением круга их обязанностей.

Основнойэтап

Основной этап—проверка фонда. Существует несколько способов проверки: непосредственная сверка фонда с учетным документом (инвентарной книгой), при помощи контрольных талонов, по топографическому каталогу (последний почти не используется в школьных библиотеках). Выбор зависит от особенностей ведения учета и сложившейся практики.

Проверкапоинвентарнымкнигам

Рекомендуется библиотекам с фондом ло 50 тысяч. Этот способ отличается простотой и большей точностью, но он очень медленный. Кроме того, интенсивное использование инвентарных книг ведет к их физическому износу. Работая парой, за I час можно проверить не более 80 изданий.

Проверкаспомощьюконтрольныхталонов

Памятуя о юм, что плановая проверка согласно документам должна проводиться раз в 5 лет, лучше выбрать другой способ проверки — по контрольным талонам, которые будут использоваться и в дальнейшем.

Суть такой проверки: издания сверяют по специально расставленным карточкам, из которых потом создают картотеку контрольных талонов. Само написание карточек (талонов) занимает значительное время (их можно подготовить заранее с помощью учащихся), но операция сличения издания с контрольным талоном резко ускоряется; этот способ отличается большой результативностью.

В случае острой производственной необходимости по контрольным талонам можно проверять библиотечный фонд, не закрывая библиотеку; читателям выдают только те книги, которые уже проверены, на книжных формулярах которых и на самих изданиях стоит пометка.

Подготовить контрольные талоны можно двумя способами:

—написать, используя информацию непосредственно из инвентар
ных книг (таким образом, талоны сразу расставляются по инвентарным
номерам);

—написать, используя информацию непосредственно из документа,
просмотренноюdeviiuи расставить по номерам.

Что выносится на контрольный талон?

1.Инвентарный номер (или номера, если идут подряд для одного
названия);

2.Фамилия автора;

3.Заглавие издания (можно первые два-три слова);

4.Год издания;

5.Цена (что зафиксирована на издании или в инвентарной книге, т.е.
без переоценок).

Технологияпроверкикнижногофонда припомощиконтрольныхталонов

1 нариянт

Контрольные галопы написаны по инвентарным книгам и расставлены по инвентарным номерам с использованием каталожных разделителей через каждые 500 талоном, куда вынесены сведения «С №....ПО №....».

Алгоритмпроверки:

• берем издание на стеллаже

• находим галоп и картотеке

• сверяем с записью на талоне

• делаем принятые пометки о проверке на издании, на книжном фор
муляре (')то исключит двойной учет проверенных книг при их дальней
шей выдаче читателям) и па талоне

• ставим киту на место, а талон остается в картотеке (можно в вер-
•щкалыюм положении).

Когда все издания проверены, переносим сведения о проверке из картотеки контрольных талонов непосредственно в инвентарную книгу (это можсг бы п> год проверки, иве) пая галочка или другое принятое комиссией обозначение).

Контрольные талоны (оставшиеся в горизонтальном положении), на которых не оказалось принятых отметок о проверке фонда, изымаем из данной картотеки и составляем из них картотеку недостающих изданий; с ними ведется дальнейшая работа (розыск, подготовка акта на списание).

2 вариант

Контрольные талоны пишутся во время непосредственной проверки библиотечного фонда. Алгоритм проверки:

• берем издание на стеллаже

• пишем контрольный талон

• делаем принятые пометки о проверке на издании и на талоне

• издание возвращаем на стеллаж

• галоп ставится в ящик, где талоны расставляются по инвентарным
номерам.

Когда на все издания, подлежащие проверке, написаны контрольные галопы и расставлены по инвентарным номерам, начинаем работать с инвентарными книгами. Переносим сведения о проверке с контрольных галопов в инвентарную книгу. Инвентарные номера, перед которыми не оказалось пометки о проверке, выносим в картотеку недостающих изданий (т.е. пишем талон на основании записи в инвентарной книге) и проводим работу по их розыску. Примерныенормыработпоконтрольнымталонамна одногочеловеказаодинчасработы

• Написание талонов — 60 талонов (I талон в минуту);

• Подбор контрольных талонов по инвентарным номерам - 270 тало
нов (1 талон - 13 сек.);

• Сверка контрольных талонов с инвентарной книгой — 240 талонов
(1 талон - 15 сек.).

В целом, на проверку 1 тысячи экземпляров одним человеком тратится 24-26 часов.

Некоторыетехнологическиеправила

Во время проверки фонда необходимо учесть следующее.

• Стеллажи, на которых стоят уже проверенные книги, помечаются
обязательно, чтоб ясно видеть проверенную и не проверенную часть фонда,
т.е. иметь гарантию, что ни один стеллаж не был пропущен;

• Чтобы исключить путаницу, при любых способах проверки библио
течного фонда ведут учет проделанной работы. Каждый участник про
верки в конце дня отмечает в тетради учета номера проверенных стелла
жей и полок, указывает число написанных контрольных талонов или
проверенных книг, а также количество отложенных книг для дальнейше
го выяснения. Ежедневно составляется сводка;

• Если в процессе проверки вы принимаете книги от читателей, то
надо заранее оговорить вариант работы с этими книгами — сразу пишет
ся талон на принятую книгу и делается пометка о проверке или отводите
таким книгам отдельное место и работаете с ними в последнюю очередь;

• Книги с разного рода недоразумениями (под данным инвентарным
номером числится не та книга; отмечена как выбывшая, нет инвентарно
го номера и т.д.) откладывать на специально отведенное место с соответ
ствующими записями на них (обязательно в алфавитном порядке) и раз
бираться с ними в конце проверки.

Прежде, чем считать книги пропавшими, надо хорошо поработать: просмотреть все отложенные ранее книги с разными пометками.

Например, одно и тоже издание; один экземпляр числится списанным и стоит на специальном стеллаже (где отложены книги для выяснения), а второй, точно такой же, не найден. При полном совпадении (год издания, цена) можно аккуратно поменять инвентарный номер.

Кроме того, можно приурочить к плановой проверке школьную акцию «Подари книгу библиотеке»; ребята приносят книги прошлых лет издания, среди которых могут найтись и книги, которых недостает.

При устранении ошибок и нахождении книг в инвентарной книге и на самой книге (на книжном формуляре) ставят отметку о проверке. ПОДВЕДЕНИЕИТОГОВИОФОРМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ

Завершающий этап проверки — подведение итогов и оформление соответствующей документации — акта (с объяснительной запиской) и списком недостающих изданий и других материалов.

Из контрольных талонов на отсутствующие документы составляется картотека. 1} месячный срок принимаю! меры к разысканию всех изданий н других материалов, не обнаруженных во время проверки, к устранению во шпкпшх недоразумений.

После гок), как все возможные варианты розыска недостающих доку-мепюв исчерпаны и подтверждены соответствующими документами, составляется список пропавших но неусыновленным причинам изданий и npyi их документов.

Акт с выводами комиссии и списком отсутствующих документов подпи-сываетсяпрсдсслагсдсм и всеми членами комиссии и передается на рассмотрение директору образовательною учреждения. При несогласии с данными акта член комиссии ставит спою подпись и делает оговорку: «С актом проверки не солшсен, см. объяснение» и в письменном виде указывает причины несогласия; вес ло прикладывается к акту (См. Приложение,?Л При наличии разногласий по содержанию акта окончательное решение принимает должпост нос лицо, подписавшее приказ о проверке. /\м (со списками) утверждает директор.

Лдторитм исключения утраченных книг см. ч Приложении 3.

В том случае, если выявлено значительное расхождение данных учетных документов с фактическим наличием книг, в акте должны быть выводы комиссии о причинах такого положения; в качестве приложения представляются объяснительные записки (см. Приложения 4, .5); выдвигаются предложения но устранению недостатков.

Возможные причины выявляемых потерь:

шоупотрсбления сотрудника (хищение, подделка документов, злоупотребление служебным положением);

несоответствие нормам хранения библиотечного фонда (при этом открытый доступ признается как производственно-хозяйственный риск, а ис как несоотвегсвтис);

несоответствие нормам использования библиотечного фонда (читательская задолженность более 3-х лет; нарушение правил выдачи и количества выданного; выбытие учителей и учащихся из образовательного учреждения с псвозвращспиыми в библиотеку изданиями).

! 1оскольку к фонду открытого доступа допускается не только библиотекарь, но п читатель, то возникает производственно — хозяйственный риск, связанный с увеличением возможности хищения книг со стороны теля. Данную утрату квалифицируют как производственно-хозяйственный риск и списывают документы по акту на основании п. 18 «Положения о бухгалтерском учете и отчетности», утвержденного приказом Минфина РФ от 26.12.1994г. №170.

Насколько правильно поставлена работа библиотекаря по сохранности фонда, особенно при открытом доступе можно судить по одному показателю: если в течение года из фонда исчезает количество документов, составляющее более 0,2 % книговыдачи, значит, следует искать причину в собственной недоработке. Необходимо искать причины (неудачное размещение фонда; слабая воспитательная работа и т.д.) и оперативно устранять их.

Нередко причиной списания является невозврат документа пользователем. Для подтверждения невозможности взыскать с пользователя задолженность ссылаются на зафиксированные в читательском формуляре напоминания о необходимости возврата библиотечных документов, справки из паспортного стола о его выбытии с места жительства и др. оправдательную документацию

Комиссия вносит предложения по возмещению недостающих изданий,

если она возникла по вине сотрудника библиотеки; дает рекомендации по предотвращению потерь.

Заключение и предложения комиссия оформляет в протоколе, который утверждается руководителем.

По итогам проверки руководитель издает приказ, в котором дает оценку действиям комиссии и ответственному за фонд сотруднику; разрешает списание; принимает в случае необходимости административные меры поощрения, наказания; намечает меры к повышению уровни сохранения библиотечного фонда, сроки, ответственных за их исполнение и контроль за исполнением.

СДАЧАИПРИЕМБИБЛИОТЕЧНОГОФОНДА

Проверка фонда при смене материально ответственного лица также производится на основании приказа директора библиотеки. Сроки проверки при приемке-сдаче не регламентированы нормативными документами и оговариваются в приказе. В целях осуществления оперативной передачи принимается решение о проверке всего фонда или его части.

Если сдающий фонд отказывается принять участие в проверке, то следует оформить письменное обращение к нему о необходимости участия. Если получен отказ, желательно тоже письменный, проверка проводится без сдающего фонд. Копию этого обращения необходимо приложить к материалам проверки.

В случаях экстренной передачи проводят выборочную проверку наиболее ценных и редких изданий, а также дорогостоящих и дефицитных. Зак-лючепие и предложения комиссии оформляются протоколом, который вместе с актом передается на утверждение директору. Выборочная проверка не может быть засчитана как плановая.

Нслп вместо увольняющегося заведующего нет кандидатуры на освобождающееся место, то в состав комиссии включается ответственное лицо и составляется акт сдачи-приемки с указанием причин сдачи-приемки без проверки фонда.

В нем указывается:

— общее количество передаваемого фонда, зафиксированное в учет
ных документах;

перечень документов учета (инвентарные книги, книги суммарною учет и др.) и их количество;

сведения о стоимости фонда, соответствующие данным бухгалтерски! о учеia.

IIn практике встречаются случаи, когда смена материально ответственно-lo .чипа происходит без проверки фонда по следующим причинам: вчекушем году уже проводилась плановая проверка: •)Kciрепное увольнение заведующего;

— большой обьсм фонда и невозможность привлечения необходимого числа
софулпиков для проверки фонда.

I! таких случаях фонд передастся на основании учетных документов без акта проверки.

Принимающий сотрудник может потребовать проведения проверки для установления фактического наличия фонда, за который он будет от-нечагь и не подписывать типовую форму договора о полной индивидуальной машс/пниыкш ответственности до проведения проверки фонда.

Таким образом, проверка библиотечною фонда очень сложный и от-вектвеннып процесс, вызывающий много вопросов даже у опытных сотрудников библиотек. Кроме того, всегда надо помнить, что бухгалтер да и яру: не члены комиссии — люди другой профессии. Они не обязаны зпап> 'тонкости библиотечного дела. Знакомство с представленными в списке литературы работами, гюявяшенными использованию ряда документов, помогут найти общий язык со всеми проверяющими и аргумен-тпровано отстаивать свою точку зрения перед членами комиссии по проверке фонда.

БИБЛИОГРАФИЯ

Алексеева И. В. Библиотечный и бухгалтерский учет фондов библиотек / И. В. Алексеева // Справочник руководителя учреждения культуры. - 2004. - № 9. - С. 25-36.

Библиотека и закон / отв. ред.-сост. О. Р. Бородин. — М. :Либерея-Бибинформ, 2000. - Выи. 9. - С. 236-239. ПРИЛОЖЕНИЯ

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Инструкцияобучетебиблиотечногофонда*

Настоящая Инструкция обязательна для применения в государственных м муниципальных библиотеках Российской Федерации. Она определяет общие правила учета документов, составляющих библиотечный фонд, независимо от статуса библиотеки, структуры ее фонда, организационно iохнолотческих особенностей**.

1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИИ

Для целей настоящей ИНСТРУКЦИИ используются следующие по-нятпя:

1.1.Архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий
сохранению и силу его значимости для общества, а равно имеющий цен
ное и, для собственника.

1.2.Аудиовизуальный документ (АВД) — документ, содержащий изоб-
разшельную и/пли звуковую и текстовую информацию, воспроизводи
мую с помощью технических средств.

U. Библиотечный фонд — упорядоченная совокупность документов, формируемая библиотекой для хранения и предоставления во временное пользование читателям и абонентам.

1.4.Балансовая стоимость фонда — стоимость библиотечного фонда,
отражаемая в бухгалтерском учете.

1.5.Выбытие из фонда — движение фонда в связи с исключением,
перестановкой в другие подразделения библиотеки и списанием доку-
менюв из библиотеки.

1.6.Движение фонда — процесс поступления и выбытия документов,
отражаемый в библиотечной учетной документации.

1.7.Книжна учета фонда унифицированная единица исчисления ве
личины п движения фонда.

I.X. Кдшшцахрапения фонда — отдельный документ или их совокупность, учитываемые при храпении как элемент' фонда.

1.9.Индивидуальный учет — регистрация в учетной форме каждого
экземпляра документа или каждого названия документа, поступающего в
фонд библиотеки пли выбывающего из него.

1.10.Исключение документа из фонда — изъятие из библиотечного фонда
и снятие с учета библиотеки непрофильных, дефектных, дублетных, ветхих,
устаревших документов, а также утраченных по каким-либо причинам.

"Сли.пь оригинала полностью сохранен. - Ред.

^1!Вхолчщнйпбиблиотечныйфондрукописныйфондучитываетсявсоответствиис нагтятейИнструкциейинормативнымидокументамиФедеральнойархивнойслужбы России

1.11.Книжный памятник - редкий или особо ценный документ, отли
чающийся выдающимися историческими, научными, художественно-эс
тетическими и полиграфическими достоинствами и отнесенный к фонду
редких и ценных документов.

1.12.Переоценочный коэффициент — утвержденный Правительством
Российской Федерации цифровой множитель, применяемый при расче
тах стоимости библиотечных фондов.

1.13. Перестановка - передача документов в пределах действующих и резервных фондов одной библиотеки.

1.14.Поступление в фонд — пополнение фонда библиотеки в результа
те получения обязательного экземпляра, покупки, подписки, дарения,
обмена или любого другого способа.

1.15.Проверка фонда — периодический переучет документов с целью
подтверждения их наличия, а также установления их соответствия учет
ным документам.

1.16.Рыночная цена — цена, складывающаяся на рынке соответствующей
продукции (книг, АВД, электронных издании) с учетом экономической си
туации, тенденций спроса и предложения, конкуренции.

1.17.Система учета документов — организационно упорядоченная со
вокупность видов, методов и способов учета документов, дифференци
рованных в соответствии с их статусом.

1.18.Суммарный учет — регистрация в учетной форме всех видов до
кументов партиями с целью получения точных сведений о величине, со
ставе фонда библиотеки и происходящих в нем изменениях (поступле
нии, перемещении, выбытии).

1.19.Учет библиотечного фонда — комплекс операций, обеспечиваю
щих фиксацию сведении о величине, составе и движении фонда но уста
новленным правилам.

2. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

2.1.Учет библиотечного фонда отражает поступление документов в
фонд, выбытие из фонда, величину всего библиотечного фонда, его
подразделений и служит основой для государственного статистичес
кого учета, отчетности библиотеки, планирования ее деятельности,
обеспечения сохранности фонда, контроля за наличием и движением
документов.

2.2.К ведению учета предъявляются следующие требования:

• полнота и достоверность учетной информации;

• документированное оформление каждого поступления в фонд и
выбытия из ([зонда;

• совместимость приемов и форм учета, их надежность в условиях
применения традиционной и автоматизированной технологии;

• соответствие номенклатуры показателей учета библиотечного фонда
аналогичным показателям государственной статистики.

2..4. Учет библиотечного фонда пключает прием документов, их маркировку, регистрацию мри поступлении, перемещении, выбытии, а также проверку наличия документов в фонде.

2.4. Учетная информации, представленная как в традиционной, так и
II компьютерной формах, имеет одинаковую юридическую силу.

На рапных правах используются бланки учетных документов, изготовленные полиграфическими способами, и бланки, распечатанные с помощью компьютера. Они могут быть сформированы при помощи стандартных программных пакетов или индивидуальных программ, созданных для ведения учета фонда в конкретной библиотеке.

2.5. Унификация видов, способов и единиц учета документов в библио
теках обеспечивается соблюдением стандартов, относящихся к библиотеч
ному делу, а также требований настоящей Инструкции, другими норматив
ными документами по библиотечному делу.

3. СИСТЕМА УЧЕТА БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА

.VI. Система учета библиотечного фонда включает:

• внутрибиблиотечный учет всех подразделений библиотечного фонда;

• государственный статистический учет библиотечного фонда по форме
«6-ик»;

• особый (специализированный) государственный учет отдельных ка
тегорий документов:

книжныхпамятников;

архивных документов, находящихся в фондах библиотек.

3.2.Федеральные и региональные библиотеки, формирующие нацио
нальный библиотечно-информационный фонд Российской Федерации
па основе бесплатного обязательного экземпляра в соответствии с Зако
ном Российской Федерации «Об обязательном экземпляре документов»
(1994 г.), ведут учет этого фонда в соответствии с настоящей Инструкци
ей.

3.3.Учет особо ценных и редких изданий, отнесенных к книжным
памятникам, осуществляется в соответствии с законодательством Рос
сийской Федерации об охране и использовании памятников истории и
культуры, настоящей Инструкцией и нормативными документами о книж
ных памятниках Российской Федерации.

3.4.Учет архивных документов, которые постоянно хранятся в фондах
библиотеки И относятся к Архивному фонду Российской Федерации, регу
лируется «Основами законодательства Российской Федерации об Архив
ном фонде Российской Федерации и архивах», «Положением об Архив
ном фонде Российской Федерации» и настоящей Инструкцией.

Библиотеки, имеющие в своих фондах документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации, учитывают их в соответствии с «Положением об Архивном фонде Российской Федерации».

4. ОБЪЕКТЫ И ЕДИНИЦЫ УЧЕТА БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА

4.1. Объектами учета библиотечного фонда являются документы, по
ступающие в библиотеку и выбывающие из нее, независимо от вида до
кумента и его материальной основы.

Примечание: Не подлежат учету и не включаются в фонд библиотеки материалы служебного назначения (программные продукты, являющиеся рабочим инструментом библиотечных работников и программистов, и материалы, приобретаемые для оформления библиотеки, других подсобных работ, не связанных с комплектованием библиотечного фонда).

4.2. В соответствии с ГОСТ 7.20-80 «СИВИД. Единицы учета фондов
библиотек и органов научно-технической информации» и изменениями к
нему (Изменение №1-10 1984), величина и движение фонда измеряются в
основных и дополнительных единицах.

4.2.1. Основные единицы учета поступлений и выбытия в библиотеч
ном фонде:

1)название — каждое новое или повторное издание, другой документ,
отличающиеся от остальных заглавием, выходными данными или други
ми элементами оформления;

2)экземпляр — каждая отдельная единица документа, включаемая в
фонд или выбывающая из него.

Общая величина фонда и его подразделений учитывается в экземплярах; фонда, сформированного из поступлений после введения в действие ГОСТ 7.20.—80, — в экземплярах и названиях.

4.2.2. Дополнительные единицы учета фонда:

1)годовой комплект — совокупность номеров (выпусков) периодичес
ких изданий за год, принимаемая за одну учетную единицу фонда;

2)метрополка— международная единица учета величины фонда, изме
ряемая как 1 м стеллажной полки, занятой изданиями или другими доку
ментами;

3)переплетная единица (подшивка) — совокупность номеров периодичес
ких изданий (документов), сшитых, переплетенных или скрепленных дру
гим способом в одно целое и принимаемых за одну учетную единицу фонда.

4.3. Издания и неопубликованные документы.

4.3.1.Основными единицами учета новых поступлений в фонд из
даний и неопубликованных документов являются экземпляр и назва
ние.

4.3.2.Основными единицами учета журналов являются экземпляр
(том, номер, выпуск) и название издания за все годы его поступления
в фонд, независимо от изменения заглавия журнала и полноты комп
лекта.

4.13. Основными единицами учета газет являются годовой комплект м на звание газеты за все юлы поступления в фонд, независимо от изменения заглавия газеты и полноты комплекта.

Единицами учета однодневных (разовых) газет служат экземпляр (номер, выпуск) и название газеты.

4.3.4. Единицами учета нотных изданий являются экземпляр и название. Отдельные партии (голоса), объединенные с партитурой (клавиром) и одном издании, а'также партии, объединенные 'издательской папкой (обложкой), учитываются как один экземпляр и одно название. Отдельные партии (голоса) и партитура (клавир), изданные раздельно, учитываются как дна экземпляра. Самостоятельные нотные издания, объединенные it одном переплете (конволюте), учитываются как отдельные экземпляры и отдельныс названия.

4.4. Аудиовизуальные документы (ЛИД).

4.4.1. Основными единицами учета фонда ЛВД являются экземпляр и на-
mmine. Экземпляром грампластинок и компакт-дисков считается диск; маг
иипи.;х фонограмм — катушка, кассета; диафильмов — рулон; комплекта ди-
апозщшкш комплект; кинофильмов — бобина; видеофильмов ~ кассета.

Величина фонда и поступления (выбытия) ЛВД учитывается в экземплярах и названиях.

4.4.2. Отдельно выпушенную грампластинку, компакт-диск учитыва
ют как один диск и одно название. Комплект (альбом) грампластинок,
компакт-дисков, объединенных общим названием, учитывают по коли-
чесшу дисков и одному названию.

4.4.3. Магнитную фонограмму на одной катушке (кассете) учитывают
как одну катушку (кассету) и одно название.

Магнитную фонограмму на нескольких катушках (кассетах), объединенных обшим названием, учитывают по количеству катушек (кассет) и очному названию.

4.4.4. ЛВД, являющийся приложением к другим видам документов,
отдельному учету не подлежит.

Примечи/тс: При затруднительных случаях определения основного носителя информации и приложения к нему за основной носитель, подлежащий умету, принимается текстовый документ.

4.5. Микроформы.

4.5.1. Единицами учета фонда микроформ являются: для микрофиш -название и фиша, для микрофильмов - рулон.

4.6. Электронные издания.

4.6.1. Единицами учета фонда электронных изданий являются: дискета и оптический диск (CD-ROM и мультимедиа), а также название. Дискета-приложение не учитывается как отдельный экземпляр, если представляет собой вкладку (вложение) в издание.

5. ПОРЯДОК УЧЕТА БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА

5.1. Ведение учета библиотечного фонда основано на сочетании обязательных и факультативных принципов.

5.1.1. Библиотека обязана:

• осуществлять суммарный и индивидуальный учет поступающих в
библиотечный фонд и выбывающих из него документов в установленных
единицах учета;

• обеспечивать последовательность применения установленных еди
ниц учета и не допускать их изменения без принятия новых норматив
ных документов по учету библиотечных фондов;

• обеспечивать сопоставимость единиц учета фонда в экземплярах с
единицами их хранения и выдачи, за исключением газет, журналов, лис
товых изданий;

• соблюдать преемственность организации учета в целях сопостави
мости учетной информации.

5.1.2. Библиотека имеет право:

• устанавливать свой порядок учета, учитывающий статус, особенно
сти организации и структуры фонда и обеспечивающий достоверные ре
зультаты учета фонда, не противоречащие требованиям настоящей Ин
струкции;

• вести записи в инвентарных книгах (листах, журналах), книгах сум
марного учета фонда (книгах учета библиотечного фонда), на отдельных
листах, в карточной форме, в виде распечаток, полученных на компьюте
ре, а также в машинохранимых файлах, записанных на диске, дискете и
других носителях, обеспечивающих долговечное хранение и воспроизве
дение учетной документации;

• вводить в учетные документы, наряду с обязательным, факультатив
ный набор показателей с учетом специфики конкретной библиотеки;

• устанавливать сроки содержания и состав документов фонда времен
ного хранения (кроме пп. 3.2, 3.3, 3.4);

• производить оценку стоимости документов, используя персоценоч-
ные коэффициенты, установленные Правительством Российской Феде
рации, и рыночные цены;

• вводить количественные и стоимостные нормативы списания до
кументов, утраченных по неустановленным причинам (недостача), как
в отдельной библиотеке, так и в Централизованной библиотечной си
стеме (ЦБС); величина и порядок исчисления нормативов утвержда
ется учредителем в соответствии с Уставом или Положением о биб
лиотеке;

• распоряжаться списанными из фонда библиотеки документами, кроме
случаев, предусмотренных законодательством;

• в соответствии с действующим законодательством определять спо
собы и размеры компенсации ущерба, нанесенного пользователями фон
дов библиотеки.

.х2. Ответственность ю правильность организации учета фонда несет администрация библиотеки и сотрудники и соответствии с должностными обязанностями.

."S.3. Контроль за соблюдением норм и требований по учету библио-1СЧПОШ фонда осуществляет специальное функциональное подразделение библиотеки, а также комиссия по сохранности или другой коллегиальный орган по (фондам при дирекции библиотеки.

¹чрсдшедт. администрация и соотпстспцlonuic службы библиотеки обеспечивают условия для выполнения правил учета, организации, хранения и использования фонда.

6. УЧЕТ ПОСТУПЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В БИБЛИОТЕЧНЫЙ ФОНД

(VI. Учет поступлений документом в фонд осуществляется дифференцированно, путем их подразделения на документы постоянного, длительною и временного хранения.

6.1.1. Учету для постоянною хранения с присвоением инвентарного номера подлежит один экземпляр отечественных документов, поступающих в библиотеки с функциями постоянною хранения бесплатного обязательного ж н-мпляра, а также принимаемых на депозитарное хранение документов.

d.1.2. Учету для длительною хранения с присвоением инвентарною номера подлежат документы, предназначенные для удовлетворения текущею и прогнозируемого читательского спроса, независимо от вида доку-мота, ею объема, тематики и других формальных признаков.

6.1.3. Учету для временною храпения (без инвентарных номеров) нод-южа| документы, содержащие информацию краткосрочною значения, в связи с чем исключаются из фонда библиотеки через непродолжительный период времени (кроме ни. 3.2, 3.3, 3.4).

0.2. Документы, включаемые м фонд библиотеки, маркируются. При >том могут быть использованы штемпели, книжные знаки, индивидуальные машиночитаемые штриховые коды. Основные требования, которые должны соблюдаться при маркировке документов: обозначение принад-лежпосш. ")стетика, долговечность маркировочного знака, сохранность текста или'другой знаковой информации.

Примечание: Все виды документов, являющиеся приложением к основному носителю, маркируются, на них проставляются тс же реквизиты, что и на основном документе.

7. СУММАРНЫЙ УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ

7.1. Суммарный учет всех видов документов, поступающих или выбывающих из фонда библиотеки, производится партиями по одному сопроводительному документу (лист государственной регистрации, счет-фактура, накладная, реестр, акт).

В случае отсутствия сопроводительного документа составляется акт приема.

При обнаружении в принимаемых партиях расхождений с данными сопроводительного документа, а также присланных без заказа ненужных или дефектных экземпляров организации-поставщику предъявляются претензии в течение I месяца с момента приема партии новых поступлений.

7.2. Формой суммарного учета является книга (журнал, листы сум
марного учета библиотечного фонда) в традиционном или машиночита
емом виде.

Независимо от характера материального носителя учетной формы, сведения о движении фонда фиксируются в 3-х частях «Книги суммарного учета библиотечного фонда» или другой форме суммарного учета:

часть I — «Поступление в фонд»;

часть 2 — «Выбытие из фонда»;

часть 3 — «Итоги движения фонда».

7.3. Сведения о поступивших в библиотечный фонд документах фик
сируются в первой части «Книги суммарного учета библиотечного фонда»
в показателях: дата и номер записи, источник поступления, номер и/или
дата сопроводительного документа, количество поступивших документов
(всего, в том числе по видам, содержанию и на языке коренной нацио
нальности), стоимость приобретенных документов.

В «Книге учета библиотечного фонда Централизованной библиотечной системы (ЦБС)» содержатся сведения о передаче документов из отдела комплектования и обработки и структурные подразделения центральной библиотеки, в библиотеки-филиалы, из одних структурных подразделений » другие.

7.4. Сведения о выбывших из библиотеки документах отражаются во
второй части «Книги суммарного учета библиотечного фонда» или дру
гой форме суммарною учета с указанием причин исключения.

Для учета и контроля списанных документов вводятся показатели «Передано», «Продано», «Сдано в макулатуру».

7.5.На основании п. 5.1.2. настоящей Инструкции библиотеки впра
ве вводить дополнительные показатели, учитывающие специфику конк
ретной библиотеки.

7.6.Набор показателей, отражающих распределение документов по
видам и содержанию, идентичен во всех трех частях «Книги суммарного
учета библиотечного фонда» или другой форме суммарного учета.

7.7.Итоги движения фонда подводятся в обязательном порядке за
год. В зависимости от принятого порядка учета в библиотеке итоги дви
жения фонда могут подводиться за квартал или за полугодие.

кального переплета, автографа, раскрашенных от руки иллюстраций и т.п.) или дефектность (отсутствие нескольких листов текста, гравюр и т.п.).

мига7.8. Отражение отдельных пидои документов в «Книге суммарного учета» или другой форме суммарного учета.

7.8.1.Поступления АВД, микроформ, электронных изданий на ма
шиночитаемых носителях (CD-ROM, мультимедиа, дискета) отражаются
ппервой части «Книги суммарного учета» с дальнейшей детализацией по
видам документов. Аналогично фиксируются данные о выбытии во вто
рой части «Книги суммарного учета библиотечного фонда». Итоги дви
жения подводятся в третьей части.

7.8.2.Все периодические издания, независимо от материальной осно
вы носителя информации, подлежат суммарному учету.

Примечание: Веление суммарною учета газет в Централизованных Библиотечных системах решается п соответствии с возможностями и ре-a.'ibiioii необходимостью такого учета.

Основанием для внесения периодических изданий в «Книгу суммарного учета библиотечного фонда» является акт, составляемый получателем по мере завершения поступлений периодических изданий текущего года.

В зависимости от принятого в библиотеке порядка учета подведение итогов движения периодических издании может производиться за квартал, полугодие или год на основании актов.

8. ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ

8.1.Индивидуальный учет каждого экземпляра документа или каждого
названия документа производится с помощью методов инвентаризации с
присвоением документу инвентарною номера или регистрации документа
без присвоения ему инвентарного номера. Индивидуальный номер закреп
ляется за документом на псе время ею нахождения в фонде библиотеки.

8.2.Формами индивидуальною учета документов являются: книжная
(ипвсп гарная книга), карточная (карточка учетного каталога), листовая (лист
актового учета), регистрационная карточка на определенный вид издания (в
юм числе электронного или АВД).

При автоматизированной технологии создаются файлы, содержащие всю необходимую информацию для формирования любой из форм индивидуального учета.

8.3. Формы индивидуального учета документов в обязательном порядке
должны содержать следующие показатели: дату записи, номер записи в «Кни
ге суммарного учета библиотечного фонда», инвентарный номер, автора и
заглавие, год издания, цену, отметку о проверке, номер акта выбытия.

В «Примечании» указывается наличие и вид приложения к основному документу.

8.3.1. Для особо пенных и редких изданий в «Примечании» указываются особенности экземпляра, определяющие его ценность (наличие уни-

8.3.2. Индивидуальный учет изданий, неопубликованных документов,
АВД, микроформ, электронных изданий осуществляется в отдельной для
каждого вида форме индивидуального учета.

Учет CD-ROM, мультимедиа, дискет ведется в любой из форм индивидуального учета.

8.3.3. Индивидуальный учет программ для ЭВМ и баз данных ведется
на регистрационных карточках или другой применяемой в библиотеке
форме учета. В учетных документах отражаются следующие сведения:

• дата поступления;

• название программы ЭВМ или базы данных;

• наименование создателя (юридическое или физическое лино);

• дата создания программы;

• цена приобретения;

• носитель информации (CD-ROM, мультимедиа, дискета).

9. УЧЕТ ВЫБЫТИЯ ДОКУМЕНТОВ ИЗ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА

9.1.Выбытие документов из фонда оформляется актом об исключе
нии и отражается в «Книге суммарного учета» и в формах индивидуаль
ного учета фонда. В каждом акте фиксируются сведения о документах,
исключаемых по одной причине: ветхость (фн..шчсский износ), дефект
ность, устарелость по содержанию, дублстность, непрофилыюсть, утрата
(с указанием конкретных обстоятельств утраты: пропажа из фондов от
крытого доступа или по МБА, утеря читателями, хищение, в результате
бедствий стихийного и техногенною характера, по неустановленным при
чинам (недостача)*.

9.2.Выбытие АВД. электронных изданий и микроформ оформляется
актом с указанием причин и обоснования исключения их из фонда биб
лиотеки.

В акт могут включаться АВД различного вида, но списываемые по одной причине.

9.3.Для контроля над процессами размагничивания записей оформ
ляется акт или делается запись в соответствующем журнале.

9.4.Непригодные для использования и не поддающиеся реставрации
микроформы списываются по причинам:

—некачественного фотографического изображения;

—дефектов микропленки (скручивания и т.н.);

• механических повреждений (разрывы, обломы и т.п.).

"Понятия «ветхость», «дефектность», «устарелость», «луб-четность», «непрофилыюсть», «утрата» определяются п соответствии с терминологическими словарными нормами и стандартами СИБИД.

').?. К акту прилагается список документов, подлежащих исключению, допускается замена списка книжными формулярами для докумен-loii, не состоящих на бухгалтерском учете.

Для докумснтои, обрабатываемых групповым способом, вместо списка дается перечень регистрационных номером, вид списываемых изда-niiii, их количество.

9.0. Акты на списание издании, утраченных в результате утери, порчи, хищения, бедствии стихийного и техногенного характера, при открытом доступе к фонду, утверждаются на основании соответствующих документов, подтверждающих утрату (протокол, акт, заключение и т.п.).

Для подтверждения невозможности взыскания задолженности с читателя в качестве основания принимаются зафиксированные в читатед|>ском формуляре напоминания о возврате документов, направленные библиотекой в адрес читателя в виде заказного письма или открытки с уведомлен нем, а также справки и 1 адресною стола, отказ на взыскание по исполнительному листу.

9.7. Документы, принятые от читателей взамен утерянных, фиксируются в "Тетради учета книг и друшх документов, принятых от читателей взамен утерянных». На основании сделанных в ней записей составляются ак!ы на поступление и выбытие, которые регистрируются в соответствующих частях «Книги суммарною учета библиотечного фонда».

Ila прием денег от читателей взамен утерянных книг или других документов составляется приходный ордер и читателю выдается квитанция.

9.К. Акты на списание документов визируются комиссией по сохранности фондов или другим коллегиальным органом по фондам при дирекции. Завизированные акты утверждаются директором библиотеки, заместителем директора пли другим уполномоченным на то лицом, за исключением случаев, регламентированных законодательством.

9.4. Документы, исключаемые как непрофильные и дублетные, могут быть безвозмездно переданы в порядке книгообмена в другие библиотеки по акту: через обменные фонды в библиотеки-депозитарии или непосредственно из библиотеки-фондодержателя в библиотеку-получатель.

9.10. Продажа списанных из фондов библиотеки документов производится и соответствии с правовыми нормативными актами, а также Положением или Уставом библиотеки.

Денежные средства за реализованные издания поступают на счет библиотеки и расходуются в соответствии с «Положением об основах хозяй-ciвенной деятельности и финансирования организаций культуры и искусства» (1995 г.).

9.1 I. Сведения о выбывших из действующих фондов библиотеки документах регистрируются в соответствующих грифах второй части «Кни-i и суммарного учета библиотечного фонда» или другой форме суммарного учета. Информация о выбывших документах отражается во всех учетных формах, каталогах, в том числе сводных и центральных, картотеках, о чем производится соответствующая запись в акте на списание.

9.12. Исключенные из фондов микроформы на галогенидосеребряной

пленке (негатив, позитив) подлежат сдаче как серебросодержащие отходы в соответствии с нормативными правовыми актами о порядке приемки и переработке лома и отходов драгоценных металлов.

9.13. Списание документов, состоящих па бухгалтерском учете, производится с применением переоценочных коэффициентов или рыночной цены в случае, если фонд был переоценен. В спорных случаях вопрос о стоимости утраченных книг и других материалов выносится на обсуждение комиссии по сохранности (или другого коллективного органа по фондам).

Комиссия вправе применить все переоценочные коэффициенты, установленные Правительством Российской Федерации, и рыночные цены, а также и другие виды и размеры компенсации ущерба в соответствии с Правилами пользования библиотекой.

При утере или хищении ценных и редких книг для определения их реальной стоимости комиссия может привлекать к своей работе соответствующих экспертов, а также использовать материалы научно-методических центров, книжных аукционов и ярмарок. В этих случаях определение причиненного ущерба предельными коэффициентами кратности не ограничивается.

Решение комиссии об оценке изданий и других материалов оформляется актом, который служит основным документом, удостоверяющим их стоимость при осуществлении дальнейших действий со стороны дирекции по взысканию с виновного материального ущерба.

10. ПРОВЕРКА БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА

10.1. В соответствии с Законом Российской Федерации «О бухгалтер
ском учете» (1996 г.) обязательная проверка фонда производится:

• при смене материально ответственного лица;

• при выявлении фактов хищения, злоупотребления и порчи доку
ментов;

• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных
ситуациях, вызванных экстремальными условиями;

• при передаче фонда библиотеки или ее части в аренду;

• при реорганизации и ликвидации библиотеки.

10.2. Проверка библиотечных фондов осуществляется в соответствии с
письмом Министерства финансов Российской Федерации «Об инвентари
зации библиотечных фондов» от 04.11.98 г. № 16-00-16-198 в следующие
сроки:

• наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах — ежегодно;

• редчайшие фонды - один раз в 3 года;

• ценные фонды - один раз в 5 лет;

• фонды библиотек до 100 тыс. учетных единиц — один раз в 5 лет;

• фонды библиотек от 100 до 200 тыс. учетных единиц - один раз в 7 лет;

• фонды библиотек от 200 тыс. до 1 млн. учетных единиц — один раз
в 10 лет;

• фонды библиотек свыше 1 млн. учетных единиц — поэтапно в выбо-

рочпомпорядке с завершением проверки всего фонда в течение 15 лет. Проверка библиотечного фонда или его части при смене руководителя библиотеки или структурного подразделения, имеющего библиотечные фонды (фондодержателя), приравнивается к очередному сроку.

10.3. Методика проведения проверки фондов в библиотеках регла
ментируется инструктивно-методической и технологической документа
циейвнутрибиблиотечного (мсжотдсльского и внутриогдельского) зна
мения.

Проверка 'завершается составлением акта с объяснительной запиской и списком отсутствующих изданий.

10.4. Результаты проверки, зафиксированные в акте, рассматривают
ся комиссией гю сохранности или другим коллегиальным органом по
фондам.

На основании решения акт о списании передастся на утверждение.

10.5. В случае превышения утвержденного норматива утраты доку
ментом по неустановленным причинам (п.5.1.2. настоящей Инструкции)
принимаются меры к возмещению ущерба, при разногласиях акт переда
ется учредителю.

!:сди виновные липа не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи списываются на уменьшение финансирования.

П. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ОРГАНИЗАЦИИ УЧЕТА ФОНДА

11.1. Организация работы с документами по учету библиотечного фонда осуществляется гю правилам ведения делопроизводства (ГОСТ 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации.Требования к оформлению документов»).

I 1.2. Основные документ, в которых осуществляется учет, подлежат постоянному хранению как документы строгой отчетности.

11.3.Сроки храпения учетных документов устанавливаются в соот
ветствии с правилами организации государственного архивного дела. Для
некоторых категорий документов, обеспечивающих учет и сохранность
фондов, устанавливаются следующие сроки храпения (см. таблицу).

11.4.По истечении сроков хранения учетные документы подлежат
уничтожению в установленном порядке.

В целях квалифицированного решения вопросов о сроках хранения учетной документации библиотеки вправе пользоваться услугами архивных служб.

11.5.Содержащаяся в учетных документах информация может быть пе
ренесена на микроносители.

11.6.Изменения, вносимые в учетные документы (ошибочно простав
ленные номера, замена проставленных на изданиях и других документах
инвентарных номеров новыми при утере формы индивидуального учета,

переписка регистрационных карточек на периодические и другие виды изданий и т.п.), производятся с разрешения должностного лица и документально оформляются (распоряжением, служебной запиской и т.п.).

11.7. Утилизация АВД производится в соответствии с установленными правилами.

Категории документов *

Сроки хранения

Книги и ведомости учета библиотечного фонда

Постоянно, до ликвидации библиотеки

Учетный каталог

Постоянно, до ликвидации библиотеки

Описи инвентарных номеров

Постоянно, до ликвидации библиотеки

Сопроводительные документы (накладные, описи, счета, списки на поступающую литературу)

5 лет после проверки фонда **

Акты на книги, журналы, брошюры и др. материалы, полученные без сопроводительного документа

5 лет

Заявления, докладные записки о получении в дар

5 лет

Акты о покупке книг и др. документов у частных лиц

Постоянно, до ликвидации библиотеки

Книги (тетради) учета изданий, принятых от читателей взамен утерянных

Постоянно, до ликвидации библиотеки

Акты на списание (исключение) произведений печати или других документов, акты проверки библиотечных фондов, карточки учетного каталога на полностью выбывшую литературу

Постоянно, до ликвидации библиотеки

* В том числе на микроформах.

** Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего после завершения проверки библиотечного фонда.

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Приказ

200 №

Оплановойинвентаризациибиблиотечногофонда МОУ«Средняяобщеобразовательнаяшкола№ 1»

ПиоснованииписьмаМинистерствафинансовРФ«Обинвентаризациибиблиотечныхфондом»от 04.1 I.I99Hг. № 16—00—16—198 иприказаМинистерстваобразованияРФ«Обучетебиблиотечногофонда библиотекобразовательныхучреждений»от 24.08.2000 г. № 2488

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создатькомиссиюпоинвентаризациибиблиотечногофондав
библиотекесреднейобщеобразовательнойшколы№Iвсоставе:

Председатель: ИвановаО.Т., чавучповоспитательнойработе. Членыкомиссии: ПопонаИ.Р., заведующаябиблиотекой,

СмирноваП.II., библиотекарь,

ВароваС.А.,бухгалтер,

МамоваВ.Д., лаборант.

2.Провестиипвентаричаниювпериодспо .

3.Выведениерезультатовинвентаризацииосуществитьк .

4 Лкгпорезультатаминвентаризациипредставитьнаутверждение (дата).

ДпрекюрМОУ«СMl№I» Сидорова P.O.

Сприказомознакомлены:

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Алгоритмисключенияутраченныхкниг*

библиотека-»Установлениефактаутраты ~>Составлениеактаисписка >Просмотрспискачленамикомиссии ->Проверкауважительностипричинсписания—>Утверждениеакта ->Отметкавинвентарнойкниге—>ОтметкаиКСУ -»Списаниедокументовсбалансавбухгалтерии -»Исключениесведенийизкаталогов.

* Печатается но книге: Столяром Ю. Н. Как сохранить библиотечный фонд / К). II. Столяров - М., 2001. - С. I74.

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

В работе с инвентарными книгами «старых» библиотек (существующих не один десяток лет, сменивших много сотрудников, часто не имеющих профессионального образования), где не проводились проверки фонда по 10 лет и более, может встретиться очень много неприятных моментов. Все их надо последовательно отразить в служебной записке, которая прикладывается к акту о проверке фонда.

Директору МОУ «СОШ № I»

Сидоровой P.O.

от Поповой И.Р.,

заведующей библиотекой

Служебнаязаписка

На момент окончания проверки библиотечного фонда по проверенным инвентарным книгам числится 15.450 экз. книг; в книге суммарного учета (часть 3) числится 16000 экз.

Полученная разница в 550 экз. объясняется рядом причин:

(перечисляю встречавшиеся в практике.— Т.Д.)

—идут двойные номера (ИК № 3, с. 15);

—пропущены инвентарные номера (ИК № 4, с. 35);

—инвентарные номера проставлены, но не вписаны книги (ИК №
5, с. 43);

—инвентарный номер вычеркнут, но пометки об актировании нет
(ИК №6, с. 26);

—указываются номера актов, но инвентарные номера отсутствуют,
самих актов нет в наличии (ИК № 3, с. 58);

—невозможность проверить инвентарную книгу № 1, так как ниж
ние части страниц утрачены;

—есть надписи к инвентарным номерам типа «плюс 5 книг» (ИК №
2, с. 64);

- есть записи типа «2345-2354» с непонятным количеством выбыв
ших изданий (ИК № 4, с. 34);

- есть утраченные листы инвентарной книги (ИК № 1, с. 78);

— есть номер акта: инвентарный номер и цена не вычеркнуты, а в
примечании надпись «заменена другой» (ИК № 3, с. 66).

Акты предыдущих проверок отсутствуют; по пометкам в инвентарных книгах можно предположить, что они были в 1975 и в 1989 гг. Можно сделать вывод, что библиотечный фонд проверялся очень редко.

Прошу учесть данные обстоятельства и вношу предложение:

— откорректировать запись в книге суммарного учета (часть 3), ука
зав количество библиотечного фонда поданным проверки 20'03 г. исхо
дя из вышеизложенных причин.

20.08.2003 Подпись

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

Директору МОУ «СШ № I»

Сидоровой P.O.

от Поповой И.Р.,

заведующей библиотекой

Объяснительная записка

В процессе промеркм библиотечного фонда выявлено недостающихпзчанпп и количестве 400 эксмпляроп. Считаю, что причиной недостачи являются следующие обстоятельства:

(перечне.чао встречавшиеся в практике. — Т.Д.) ни разу не было проверки фонда;

с момента последнем проверки фонда иронию более 10 лет; фонд перемещался по неприспособленным помещениям 4 раза; 5 лег запасной фонд находился в хозяйственном помещении школы с практически свободным доступом другим работникам школы в силу производственной необходимости;

имеющиеся производственные площади не предназначены для

хранения и использования фонда и количестве экз.;

— ко всему библиотечному фонду имелся открытый доступ; - библиотечное оборудование прикреплено к иолу и расположено так, что читатель не бывает в ноле видимости библиотекаря.

Вношу предложение списать данное количество недостающих изданий, не превышающее нормативное, отнеся данную недостачу к кате-юрммнормальною производственно-хозяйственного риска.

20.ОХ.2003 Подпись